Thuật quản lý thời gian – Brian Tracy

Nhiều bạn hỏi mình sao làm được nhiều việc thế? Có bao giờ mình không hoàn thành được những gì đã đề ra không? Lúc đó mình cảm thấy thế nào? Mình sẽ hành động ra sao trong những ngày tiếp theo? Điều gì khiến mình luôn đi đúng hướng và dần hiện thực hoá được những mục tiêu mà bản thân đã đề ra?
Sau khi suy ngẫm và cân nhắc, mình nghĩ đó là do mình đã quản lý tốt quỹ thời gian ít ỏi mà mình có. Dĩ nhiên trên hành trình ấy, mình cũng thất bại vô số lần, có những thời điểm mình cũng hối hận về những gì mà bản thân đã lãng phí. Thế nhưng sau đó, mình quyết định nếu đã chịu tổn thất về thời gian, về sai lầm trong những sự lựa chọn trước đó thì mình phải rút ra bài học, cải tiến lại mọi thứ sao cho tối ưu nhất.
Hôm nay vừa hay, mình đọc xong cuốn sách “thuật quản lý thời gian của Brian Tracy”, mình thấy ông nói tới rất nhiều khía cạnh mà bản thân mình đang thực hiện. Nó có thể không mới nhưng nếu bạn muốn quản lý thời gian hiệu quả, tối ưu nhất thì đây sẽ là cuốn sách dẫn đường cho bạn. Mình sẽ chia sẻ đến bạn những điều cốt lõi trong cuốn sách này cùng với những gì mà mình đã áp dụng thành công trong suốt 2023 vừa qua nhé.

I. CỐT LÕI

Cốt lõi của việc quản lý thời gian chính là quản lý về tâm trí, mà cốt lõi của việc quản lý tâm trí chính là LÒNG TỰ TÔN – tình yêu mà ta dành cho bản thân. Ta yêu bản thân càng nhiều, ta quản lý thời gian càng hiệu quả. Vì khi ấy ta chỉ tập trung vào làm những điều thực sự có ý nghĩa với ta mà thôi.
Người có lòng tự tôn cao sẽ biết cách kiểm soát những gì đang diễn ra bên trong tâm trí như niềm tin, suy nghĩ, cảm xúc hay cảm nhận về chính bản thân mình. Còn những người không biết kiểm soát tốt bản thân sẽ luôn để cho những gì bên ngoài tác động và làm ảnh hưởng trực tiếp lên suy nghĩ cũng như đời sống nội tâm của bản thân.
Thay vì lập trình bản thân, họ thường ảnh động một cách bốc đồng theo bản năng. Vậy nên việc đầu tiên ta cần làm nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả chính là lập trình lại bản thân của mình. Hãy nhìn thấy con người mà ta muốn trở thành sau 5 năm, 10 năm nữa, từ đó ngược trở lại hiện tại để hiện thực hoá nó. Hành trình này cũng giúp ta thay đổi niềm tin về bản thân.
Song song với lòng tự tôn chính là GIÁ TRỊ MÀ TA COI TRỌNG. Đó chính là tôn chỉ để ta làm việc, học tập và phát triển. Điều gì là quan trọng, ý nghĩa nhất trong cuộc sống của ta? Điều gì ta khao khát đến mức ta muốn đánh đổi mọi thứ phù phiếm, thoải mái khác để hiện thực hoá nó? Phải nhìn được ra nó thì ta mới có thể hành động quyết liệt và đi đến cùng được.
Mong muốn sâu thẳm nhất của mình chính là nuôi dạy bé con trở thành một người có trí tuệ, có lương tâm và một nhân cách tốt. Hành trình ấy đã giúp mình không ngừng trau dồi, học hỏi và cải tiến bản thân liên tục, cả về chất lẫn lượng. Việc quản lý bản thân hay thời gian cũng thế, vì mình muốn có nhiều thời gian chất lượng hơn để đồng hành cùng con. Mình cũng muốn con nhìn thấy tấm gương của mẹ – một người vẫn luôn miệt mài học tập và hoàn thiện bản thân.

II. TẦM NHÌN

Có một bảng tầm nhìn chắc chắn sẽ dẫn lối cho bạn luôn đi đúng hướng, đó là lý do mình luôn làm bản tầm nhìn 5 – 6 năm một lần. Bảng tầm nhìn này giúp mình nhìn thấy cái đích mà mình sẽ đi tới, từ đó giúp mình tự trả lời cho bản thân câu hỏi ở giây phút hiện tại “những gì tôi đang làm lúc này, có giúp tôi hiện thực hoá được mục tiêu của mình trong tương lai không?”. Nếu câu trả lời là có thì mình sẽ tiếp tục thực hiện công việc ấy, còn nếu câu trả lời là không, mình sẽ loại bỏ chúng ngay lập tức.
Phần này rất quan trọng nhưng rất nhiều người còn yếu, thế nên mình sẽ làm buổi chia sẻ vào chủ nhật tuần này với chủ đề “CHIẾN LƯỢC ĐỂ CÓ 2024 BỨT PHÁ”. Mình sẽ giúp các bạn hoàn thành bảng tầm nhìn, bảng mục tiêu dài hạn, và từng bước hiện thực hoá chúng.I

IIII. KẾ HOẠCH

Nhiều người thất bại trong việc hiện thực hoá bảng tầm nhìn hay những mục tiêu của bản thân là vì có thiếu kế hoạch. Một phút lên kế hoạch sẽ tiết kiệm được mười phút làm việc. Thế nên nếu biết cách lên kế hoạch hiệu quả, bạn chẳng những quản lý được quỹ thời gian ít ỏi của mình mà còn hiện thực hoá được bất cứ mục tiêu nào mà bản thân đưa ra.
Quan trọng nhất của việc lên kế hoạch chính là LÊN DANH SÁCH những việc cần làm theo hai hướng, một là theo thứ tự, hai là theo ưu tiên. Mà việc lên danh sách này chúng ta sẽ cần thực hiện từ đêm hôm trước, để làm gì, để khi đi ngủ, tiềm thức của ta sẽ hoạt động và cho ta những ý tưởng thú vị vào sáng mai. Hơn nữa, bắt đầu ngày mới với những gì cần thực hiện sẽ giúp ta có một tâm thế chủ động, tích cực thay vì bị động, sa đà vào những thứ vô bổ.
Ở đây ta có thể sử dụng hai công cụ:
– Công cụ biểu đổ PERTT: nghĩa là ta sẽ đi từ tương, sau đó quay lại hiện thực và lên danh sách các việc cần làm theo các bước để tiến tới cái đích cuối cùng, sử dụng mũi tên sẽ cực kì hiệu quả cho hành trình này.
– Công cụ ABCDE: chúng ta sẽ viết thứ tự ưu tiên cho những việc cần làm, A: là việc phải làm – cần thực hiện ngay, B: việc nên làm, làm sẽ có lợi cho mục tiêu lâu dài của ta, C: làm thì tốt, những việc tám chuyện, uống cà phê, giúp đầu óc ta thoải mái, tuy nhiên những việc này sẽ khiến ta mất rất nhiều thời gian, D: việc ta có thể uỷ quyền cho ai đó làm giúp, còn E là những việc mà ta sẽ cần loại bỏ.

IV. TRIỂN KHAI

Đây là việc mà phần lớn những người có năng suất làm việc kém sẽ yếu, chúng ta thường mất thời gian vào những việc vô bổ, không có giá trị nào với bản thân trong tương lai cả. Rất nhiều người mất nguyên buổi sáng chỉ để đọc tin tức, tám chuyện với đồng nghiệp và trả lời mail. Điều này lâu dần sẽ trở thành một thói quen rất xấu, khiến năng suất của ta suy giảm nghiêm trọng. Cũng là nguyên nhân chính cho việc quản lý thời gian không hiệu quả.
Để có thể khắc phục yếu điểm ta có thể sử dụng ba công cụ sau đây:
– Quy luật 80/20: viết ra danh sách 20% những việc quan trọng cần làm quyết định tới 80% kết quả của bạn. Trong số những điều ấy, tiếp tục chọn ra những việc cốt lõi theo nguyên tắc quy luật số 3 dưới đây.
– Quy luật số 3: Nếu chỉ được chọn ra duy nhất một việc cần làm để đạt được kết quả tốt nhất, bạn sẽ chọn thực hiện công việc nào; cũng là câu hỏi đó thì đâu là việc thứ hai mà bạn lựa chọn làm để có thể đạt được kết quả tốt nhất; tương tự như vậy đâu là việc thứ ba bạn lựa chọn làm để có thể đạt được kết quả tốt nhất. Đây là cách bạn chọn ra 20% những việc rất quan trọng trong những việc quan trọng.
– Quan trọng hay cấp bách: phần này rất nhiều bạn đã biết, mình chỉ nói qua một chút, bạn chia giấy thành bốn phần với việc A: quan trọng và cấp bách – việc cần làm ngay; việc B – quan trọng nhưng không cấp bách – việc đem lại hiệu quả lâu dài; việc C – cấp bách nhưng không quan trọng – việc khiến bạn bị đánh lừa (hay làm nó trước việc B); việc D – không quan trọng cũng không cấp bách – việc khiến bạn bị lãng phí. Bạn biết cần làm phải việc gì rồi đúng không? A, B thay vì C, D; càng loại bỏ C, D nhiều và hoàn thành tốt B sẽ càng ít A; càng nhiều C, D thì A, B sẽ càng ngợp, càng quá tải.

V. THỬ THÁCH

Thử thách lớn nhất của thời đại chúng ta chính là năng lực tập trung, chúng ta thường rất đa nhiệm và mất rất nhiều thời gian vào những việc vô bổ, lãng phí thời gian và nhân lực. Để tránh điều này, ta cần có danh sách những việc ưu tiên, quan trọng cần làm và lên thời gian cụ thể để thực hiện từng đầu việc một.
Một thử thách nữa ta cần vượt qua đó chính là bệnh trì hoãn: mỗi khi định trì hoãn việc quan trọng hãy tự nói với bản thân “làm ngay đi, làm ngay đi, làm ngay đi”. Tiếp đó với các mục tiêu quá lớn, hãy chia nhỏ nó ra để hoàn thành từng bước. Một đề án lớn tới ấy cũng cần phần mở đầu, mục lục, thế nên hãy bắt đầu từ những bước đơn giản, dễ làm trước.
Ngoài ra hãy rèn luyện cho bản thân thói quen ngủ sớm, dậy sớm, và tập trung sâu. Khi dậy sớm ra sẽ có rất nhiều thời gian để làm những việc quan trọng, cần ưu tiên hoàn thành. Đây cũng là thói quen mình sẽ rèn giũa năm 2024 này.
Song song với việc rèn luyện các thói quen tốt thì chúng ta cũng cần loại bỏ những thói quen xấu, nhất là việc hạn chế các gián đoạn khộng cần thiết khi ta đang làm việc. Học nói không với những điều vô bổ, chỉ kiểm tra email vào khung thời gian cố định là 11 giờ trưa và 4 giờ chiều. Đặc biệt cảnh giác với chiếc điện thoại – kẻ thù của việc gây sao nhãng và đánh cắp thời gian.

VI. PHÁT TRIỂN

Mình rất thích câu nói “Bất cứ điều gì đưa bạn đến vị trí ngày hôm nay không đủ để đưa bạn tiến xa hơn”, thế nên chúng ta phải không ngừng học tập trau dồi, nâng cấp và cải thiện bản thân. Một trong những cách giúp chúng ta nâng cao năng lực bản thân nhanh và hiệu quá nhất là đọc, đọc thật nhiều, thật sâu, có hệ thống và nếu có thể, hãy đọc thật nhanh. Đọc để giúp bộ não bạn mở mang, hoạt động năng suất và hiệu quả hơn.
Đồng thời dành thời gian để học tập từ những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực mà bạn theo đuổi, tuy nhiên chuyên gia này nên là những người thực chiến – đã thực hành và có kết quả chứ không nên là những có học vị nhưng kiến thức hàn lâm vì thiếu thực tế.
Hi vọng bài chia sẻ này sẽ giúp bạn có được những kiến thức tối ưu, hệ thống và bài bản về việc quản lý thời gian. Mong rằng chúng sẽ giúp bạn có một năm 2024 rực rỡ, muốn thế, hãy bắt tay ngay vào hành động bạn nhé!
Nguồn bài viết: FB Lê Nghĩa (=> Link: https://www.facebook.com/lebichnghia)